Description :

Le projet d’amélioration de la sécurité sanitaire mondiale (EGHS) est un mécanisme mondial qui appuie les objectifs du Programme de sécurité sanitaire au moyen de programmes et d’activités axés sur la protection et l’amélioration de la sécurité sanitaire aux niveaux national et régional.

La fonction principale d’Assistant Administratif et Logistique est de fournir une assistance dans le cadre de la gestion administratif et logistique des activités du projet EGHS en Guinée. Cela comprend la gestion des achats, de la logistique. Les responsabilités comprennent la gestion du parc automobile, des contrats de consultants et de bail, gestion de l’entretien du bureau, appuyé le département technique dans l’organisation des ateliers, séminaire, conférences et formations. Ce poste relève du Directeur Pays de FHI 360 en Guinée

Profil Recherché :

Sous la Supervision du Chargé de l’Administration de FHI 360, l’Assistant(e) Administratif(ve) devra accomplir les tâches suivantes :

• Assurer la réception et l’expédition des courriers
• En collaboration avec le responsable des achats et le personnel du programme, aider à l’organisation des réunions sur site et hors site, y compris la collecte et l’analyse des devis, le paiement des participants et des partenaires qui assistent à l’atelier/la formation, les rafraîchissements et autres paiements afin de s’assurer que les documents et les reçus appropriés sont collectés.
• Gérer la petite caisse du bureau et tenir au quotidien le journal de caisse
• Préparer le rapport de consommation du carburant tous les mois
• Participer aux réunions, conférences et forums
• Coordonner les activités de rénovation, réaménagement et relocalisation du bureau
• Assurer le suivi des actions émanant des réunions ou des audits auprès des différents responsables et partager le calendrier d’exécution desdites actions
• Répondre aux demandes d’appui administratif du personnel (petites réparations, petits achats et autres)
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel et les visiteurs pour l’organisation des voyages, l’arrangement des voitures, la réservation des hôtels et l’obtention des visas ; conserver les copies dures et électroniques des documents.
• Fournir un soutien administratif au personnel pour les photocopies, les scans, les envois postaux, etc.
• Faire l’inventaire mensuel des fournitures et matériels du bureau
• Faire le suivi des courriers et documents auprès du ministère de la sante et des partenaires , du permis de travail et des applications de visa pour tout le personnel.
• Assurer l’archivage de tous les documents administratifs sur le SharePoint et dans les chronos respectifs
• Sous la direction du responsable administratif maintenir continuellement l’inventaire des biens durables par un comptage physique sur une base annuelle.
• Effectuer d’autres tâches pertinentes assignées par le coordinateur de l’administration et des RH, le directeur associé, finances et opérations ou le représentant de pays ou le chef de projet.

• BTS ou Licence en gestion, administration des affaires ou équivalent ;
• Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans la prestation de services administratifs et logistiques ;
• Compréhension démontrable des procédures opérationnelles ;
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) ;
• Maîtrise de la langue française écrit et parlé ; l’anglais serait un atout
• Etre de nationalité guinéenne ;

Autres qualifications :

• Connaissance de l’opérationnalisation des directives et des procédures.
• Bonnes compétences interpersonnelles.
• Excellentes capacités d’organisation et de planification.
• Sensibilité aux différences culturelles et capacité à travailler avec les étrangers avec respect et confiance.
• Capacité à bien travailler avec les autres et à développer et maintenir la compatibilité entre le personnel du projet, les sous-traitants, les consultants et les bénéficiaires de l’aide.
• Capacité à négocier et à trouver des solutions acceptables en cas de problème.
• Familiarité avec les procédures et les processus d’achat de l’USAID et du Fonds mondial.
• Capacité à gérer des activités, à fixer des priorités réalistes et à planifier la mise en œuvre réussie de programmes.
• Volonté et capacité d’apprendre de nouveaux programmes selon les besoins.
• Compétences en communication écrite et verbale
• Une expérience dans le domaine de la santé publique ou du développement est souhaitable.

Langue :

Français

Infos Complementaire :

Les candidats intéressés doivent envoyer leurs CV et lettre de motivation UNIQUEMENT par courriel à l’adresse guinearecruitment@fhi360.org en précisant dans l’objet « Candidature Assistant Administratif ».

La date limite de réception des candidatures est fixée au vendredi 14 octobre 2022 à 17h30.