Sous la supervision directe du Responsable achat et Logistique, et sous la supervision générale du chargé des ressources (RMO), l’assistant achat et logistique, en accord avec les procédures et réglementations de l’OIM, aura les responsabilités suivantes

Responsabilités:

• Effectuer les achats de biens et services (équipements, fournitures, matériels et mobiliers etc… requis par projets/programme/ bureau
• Soutenir la planification des achats en vue de l’élaboration d’une stratégie générale et de méthodes applicables à la passation des marchés ;
• Soutenir la réalisation d’études de marché dans le but de recenser les fournisseurs potentiels en vue de la constitution d’une base des données des fournisseurs
• Recevoir et examiner les demandes (PRs) pour la clarté des spécifications, obtenir des informations supplémentaires si nécessaire et assurer la liaison avec les départements utilisateurs et, si nécessaire, confirmer que les ressources budgétaires nécessaires existent avec l’Unité des finances;
• Après avoir reçu une demande d’achat approuvée (PR), préparer les demandes de cotations et les envoyer aux fournisseurs en respectant les règles de l’OIM selon qu’il s’agit d’une consultation restreinte ou d’un appel d’offre publique
• Obtenir les devis et effectuer les comparaisons nécessaires pour sélectionner les meilleures offres et élaborer les bons de commande;
• Préparer les bons de commande / contrats et s’assurer qu’ils reçoivent les approbations requises auprès du gestionnaire du projet/ programme, RMO, CoM et le FPU / MAC si besoin;
• S’assurer des livraisons en temps opportun pour toutes les commandes passées en faisant le suivi avec les fournisseurs jusqu’à la destination finale;
• Vérifier toutes les fournitures livrées et s’assurer qu’elles sont appropriées et conformes aux spécifications requises, comme indiqué dans le bon de commande;
• Tenir le rapport hebdomadaire de toutes les transactions traitées à travers les différents outils de rapportages et les soumettre pour approbation au Responsable Achat et Logistique;
• Procéder à un premier examen des factures des fournisseurs pour assurer la conformité avec les bons de commande / contrats et les biens / travaux / services reçus et faire un suivi auprès de l’unité des finances pour s’assurer de leurs paiements à temps et de la clôture du dossier ;
• Assister et contribuer à l’évaluation annuelle des performances des fournisseurs;
• Appui à l’analyse et la gestion des risques dans le processus d’achat à partir de la planification ;
• Assurer la gestion des inventaires du sous bureau en coordination avec l’assistant logistique gestionnaire principale de stock et actifs
• Assurer la gestion logistique du sous bureau en coordination avec le senior assistant logistique
• S’assurer de l’envoie mensuel de tous les rapports logistiques et MMR au responsable Achat /Logistique
• Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

• Lettre de motivation indiquant le titre et numéros du poste
• Curriculum Vitae à jour
• Références des 03 derniers Superviseurs (Nom, email et Contact téléphonique)

Toutes les candidatures seront envoyées en ligne au plus tard le dimanche 28 Novembre 2021 à travers l’adresse suivante : HRrecruitmentunit@iom.int avec pour objet le titre du poste Procurement & Logistics Assistant (G5) et la référence du poste.

Toutes candidatures déposées sous pli fermé à la réception du bureau ne seront en aucun cas être considérées.

Les dossiers incomplets ne seront pas examinés et seuls les candidats sélectionnés seront

contactés pour un entretien.

Période d’annonce : du 16 au 28 Novembre 2021

L’OIM Guinée se réserve le droit, d’arrêter le processus de recrutement à tout moment dès la réception de candidature qui correspondent au profil recherché. Prise de fonction du poste immédiate.

L’OIM applique une politique en faveur de l’égalité des genres, et encourage les candidatures féminines.